Mon espace
Comment puis-je envoyer une dépense ?
Il est important de se rappeler qu'une fois les tickets de dépenses importés et associés à un rapport, c'est le rapport qui est envoyé, et non les tickets. Allez dans la section des rapports, sélectionnez le rapport et appuyez sur envoyer.
Astuce
Tant que le rapport n'a pas été envoyé, des modifications peuvent être apportées. Une fois envoyé, l'administrateur RH devra le rejeter pour pouvoir y apporter des modifications.
Ventes
Comment faire pour que mes clients reçoivent leurs factures ?
Une fois créées, assurez-vous que le client dispose d'une adresse email valide et qu'il est connecté à son compte (L'icône du nuage dans le profil du client doit être bleu et non rouge). Une fois la première facture générée et envoyée, votre client recevra un email de Sequence l'informant qu'il a reçu une facture de votre part.
Si le client n'est pas connecté, vous pouvez simplement envoyer la facture par email; la fenêtre modale avec l'aperçu apparaîtra une fois que vous aurez cliqué sur le bouton pour générer la facture lors de la création de celle-ci.
Vous aurez accès à un espace client où vous pourrez voir non seulement les factures, mais aussi les devis et même un historique des modifications apportées aux différents documents.
Puis-je choisir entre différents modèles de factures lors de la création d'une facture ?
Lors de la création ou de l'édition d'une facture, en cliquant sur Paramètres > Langue et format > Format de la facture, vous pouvez choisir parmi les différents modèles de factures existants.
Astuce
Vous pouvez en sélectionner un modèle comme favori qui apparaîtra par défaut, ou bien en créer un personnalisé. Pour créer un nouveau modèle de facture, vous pouvez le faire depuis : Mon profil en bas du menu > Mon entreprise > Préférences > Modèles de factures.
Achats
Que se passe-t-il lorsqu'un fournisseur m'envoie des factures ?
Si le fournisseur dispose d'un compte sur Sequence, il peut vous envoyer directement les factures sur votre compte utilisateur. Vous les recevrez dans Achats > Factures ainsi que par email.
Si le fournisseur ne dispose pas de compte sur Sequence, vous n'avez qu'à l'importer depuis le bouton Importer la facture dans Achats > Factures. Une fois importée, sélectionnez-la et cliquez sur "Traiter". Le scan OCR lira entre 70 et 80 % des informations. Plus vous importerez de documents, plus l'outil sera efficace et, avec le temps, il reconnaîtra les données automatiquement.
Ressources humaines
Comment créer des employés ?
Vous devez d'abord définir toute la politique salariale (Ressources humaines > Politique salariale), puis aller dans Entreprise et ensuite créer chaque personne dans l'équipe en lui attribuant les options correspondantes.
Vous pouvez également lui attribuer des droits d'accès aux différentes sections de la Sequence
J'ai créé un employé, mais son salaire n'a pas été généré correctement.
Pour que les salaires soient générés correctement, il est nécessaire de remplir toutes les informations demandées lors de la création d'un employé.
La première étape pour l'automatisation des salaires est de définir la politique salariale, où vous indiquerez toutes les informations relatives aux assurances et donc les retenues à appliquer en conséquence. Pour cela, vous aurez besoin des informations de vos assureurs ou du document appelé ELM.
Une fois la politique salariale définie, vous sélectionnerez dans la fiche de l'employé les informations correspondantes à chaque employé.
Sequence calcule automatiquement toutes les retenues cantonales et fédérales, selon les taux correspondants dans chaque canton.
Dois-je faire la fiche de salaire chaque mois ?
Non, une fois que le contrat est créé, tous les salaires seront générés automatiquement. Vous n'aurez qu'à les vérifier et les compléter si nécessaire. Les congés restants seront pris en compte au fur et à mesure qu'ils seront accordés. L'employé disposera de ces informations dans son profil d'employé.
Puis-je gérer un planning dans Sequence pour mes employés ?
Oui, il est possible d'utiliser les tâches (Mon espace>Tâches) ou même le timesheet (Mon espace>Timesheet) comme planning . Les employés pourront saisir leurs heures dans le timesheet. De plus, cela vous sera utile à la fin du mois pour facturer rapidement tous les services rendus.
Astuce
L'administrateur pourrait également avoir accès au profil de l'employé et saisir lui-même les heures de travail chaque jour, à titre de planning.
Puis-je gérer les dépenses de mes employés ?
Oui, les dépenses des employés sont gérées par l'employé dans son propre profil. Il peut scanner tous les tickets de dépenses à récupérer et envoyer le rapport avec les dépenses importées. L'administrateur pourra valider ces dépenses et les rembourser depuis le profil admin dans le module Ressources humaines.
Banking
Comment puis-je importer un fichier CSV avec mon relevé bancaire ?
Avant d'importer le fichier CSV, vous devrez vérifier le format. Vous devrez savoir si les champs sont séparés par des virgules ou des points-virgules, si les montants sont dans une seule colonne ou dans deux, et le type de format de la date afin de pouvoir indiquer à Sequence comment lire les données.
Une fois ces informations saisies dans Sequence, vous aurez la possibilité de les enregistrer pour que lors de la prochaine importation, elles soient complétées automatiquement.
Pourquoi, lors de la réconciliation bancaire automatique, la facture de Sequence correspondante à une transaction d'un relevé bancaire ne s'affiche-t-elle pas ?
Il faudra vérifier si la facture a été correctement importée et si le montant et la date sont corrects. Il est possible que la facture soit dans le système, mais qu'une donnée ne corresponde pas à la transaction ou aux filtres actifs dans la liste des correspondances possibles.
Si la facture n'a pas été créée ou importée, vous pouvez créer l'écriture comptable avec le fichier joint directement depuis la réconciliation manuelle.
Paramétrage
Sequence dispose-t-il d'une application ou est-il nécessaire d'accéder via un navigateur ?
Sequence est un programme qui fonctionne avec une connexion en ligne et son accès se fait via le web dans votre navigateur, il n'est pas nécessaire d'installer quoi que ce soit. Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un raccourci sur l'écran principal de votre appareil, que ce soit un ordinateur, un téléphone ou une tablette, qui vous amènera en un clic à Sequence comme s'il s'agissait d'une application.
Je ne sais pas comment paramétrer la TVA dans mon compte ni ce que cela signifie
- La contre-prestation convenue : La TVA est due dès que l'entreprise facture ses prestations.
- La contre-prestation reçue : La TVA n'est due qu'à la réception du paiement, c'est-à-dire dès que le client a payé la facture.
- La méthode de décompte effective : Cette méthode vous permet de déclarer les prestations relatives à la période de décompte tout en déduisant l'impôt préalablement payé auprès de vos fournisseurs durant cette période. Vous devez procéder à ce décompte tous les 3 mois, en même temps que le paiement de l'impôt dû.
- La méthode de décompte au taux de la dette fiscale nette : La méthode des taux de la dette fiscale nette est une alternative à la méthode effective de comptabilisation de la TVA. On l’appelle également parfois la méthode de TVA forfaitaire. Elle permet aux entrepreneurs de simplifier le calcul de leur TVA en utilisant un taux forfaitaire attribué par l’Administration fédérale des contributions.
Où puis-je personnaliser les modèles de factures ?
Pour personnaliser et créer des modèles de factures, vous devez accéder à la section en cliquant sur votre profil situé en bas du menu latéral et en sélectionnant Mon entreprise.
Profil en bas du menu > Mon entreprise > Préférences > Modèles de factures.